Menurut irfan.cyou Helpdesk merupakan sarana edukasi dan komunikasi yang penting bagi pengguna maupun penyedia layanan.
Dengan helpsdesk, masyarakat dan pengguna akan mudah menemukan sumber informasi terkait layanan ataupun melakukan pengaduan jika terjadi kendala, penyedia juga lebih mudah menyampaikan informasi dan edukasi layanan serta dalam melakukan perbaikan jika terjadi error atau gangguan.
Bagi user atau pengguna, berfungsi sebagai pusat bantuan yang efektif efisien untuk update infomasi, menjawab pertanyaan, menyelesaikan masalah atau gangguan sebagai bentuk pendampingan kepada user dan meningkatkan kepuasan pengguna atau pelanggan dengan memberikan solusi yang bersifat segera, cepat dan akurat sesuai yang dibutuhkan.
Sedangkan bagi penyedia layanan, helpdesk berfungsi sebagai sarana pentyebaran infomasi, edukasi, dan bentuk jaminan kualitas atas layanan yang disediakan skaligus sebagai bentuk dokumentasi dan arsip layanan yang dapat diukur tingkat keberhasilannya.
Beberapa penjelasan mengapa helpdesk sangat penting dan dapat meningkatkan produktifitas baik bagi user maupun bagi penyedia layanan:
- Penyediaan informasi dan sarana edukasi: Helpdesk memungkinkan penyedia layanan untuk melakukan penyebaran informasi, update informasi, maupun sebagai media pembelajaran bagi penggunanya baik yang sekedar ingin tahu ataupun benar-benar ingin menggunakan layanan, termasuk juga akan memudahkan proses transfer knowledge jika terjadi pergantian petugas.
- Penyelesaian masalah yang lebih cepat: Helpdesk memungkinkan penyedia layanan untuk merespon dan menyelesaikan masalah pelanggan atau pengguna dengan cepat dan efisien, sehingga mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan kepuasan.
- Peningkatan kepuasan pelanggan: Dengan memberikan solusi yang cepat dan tepat, helpdesk membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, membangun loyalitas, dan meningkatkan trust terhadap suatu layanan.
- Efisiensi operasional: Helpdesk membantu mengorganisir dan mengelola permintaan bantuan, sehingga mengurangi beban kerja tim lain dan meningkatkan efisiensi operasional.
- Peningkatan Kualitas Layanan: Dengan menyediakan saluran komunikasi yang terpercaya dan sistematis, helpdesk membantu meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.
- Pengumpulan data dan analisis: Helpdesk dapat mengumpulkan data tentang karakteristik pengguna, masalah yang sering terjadi, dan informasi kebutuhan pengembangan yang merupakan wawasan berharga untuk perbaikan produk atau layanan.
- Meningkatkan pengetahuan internal: Helpdesk dapat menjadi sumber pengetahuan bagi karyawan, membantu mereka memahami produk atau layanan dengan lebih baik dan meningkatkan kemampuan mereka dalam memberikan solusi.
- Mengurangi beban kerja yang tidak perlu: Dengan membantu menyelesaikan masalah teknis dan pertanyaan umum, helpdesk dapat mengurangi beban kerja yang tidak perlu dan memungkinkan tim untuk lebh fokus pada tugas-tugas lain yang lebih memerlukan penanganan khusus dan dapat meningkatkan efisiensi.
- Meningkatkan efektifitas: Dengan helpdesk yang interaktif akan dapat terdentifikasi setiap permasalahan, dapat mengurangi pengulangan yang tidak perlu sehingga meningkatkan efektifitas dalam melaksanakan tugas.
- Meningkatkan produktivitas: Dengan helpdesk yang baik, efektifitas kerja meningkat, maka petugas akan lebih fokus dan prodktivitas kerja akan meningkat.
Semoga Bermanfaat.